Mentions légales

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 octobre 2026

1. À propos de cette politique

Wakten est une plateforme en ligne de prise de rendez-vous et de gestion des patients destinée aux cliniques, médecins, dentistes, centres de bien-être et autres professionnels de la santé et du soin. La présente Politique de confidentialité explique comment WAKTEN LTD (« Wakten », « nous », « notre », « nos ») collecte et utilise des données personnelles lorsque vous :

visitez notre site web, wakten.com ;
utilisez l'application Wakten en tant que propriétaire, administrateur ou membre du personnel d'une clinique ;
prenez rendez-vous via la page de réservation Wakten d'une clinique ;
recevez nos communications marketing ; ou
nous contactez par e-mail ou par un autre moyen.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (« UK GDPR »), au Data Protection Act 2018 du Royaume-Uni et, lorsqu'il nous est applicable, au Règlement général sur la protection des données de l'UE (Règlement (UE) 2016/679, « RGPD de l'UE »). Dans la présente politique, « RGPD » désigne celui des deux règlements qui s'applique à vous.

2. Qui sommes-nous et comment nous contacter

Société	WAKTEN LTD
Immatriculée en	Angleterre et pays de Galles, numéro d'immatriculation 17501914
Siège social	71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, Royaume-Uni
Numéro d'enregistrement ICO	ZC268879 (registre britannique de la protection des données)
Contact vie privée	contact@wakten.com

Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Pour toute question sur la présente politique ou sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles, écrivez à contact@wakten.com.

3. Notre représentant dans l'Union européenne

Wakten est établie au Royaume-Uni. Comme nous proposons nos services à des personnes situées dans l'Union européenne, nous avons désigné un représentant dans l'UE conformément à l'article 27 du RGPD de l'UE. Si vous vous trouvez dans l'UE, vous-même ou une autorité de protection des données de l'UE pouvez contacter notre représentant à notre place ou en plus de nous :

Représentant dans l'UE	Fatine Benhammou
Adresse	Via Marzabotto 40, 20099 Sesto San Giovanni (MI), Italie
E-mail	eu-rep@wakten.com

4. Nos deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant

Wakten traite des données personnelles en deux qualités différentes, et vos droits s'exercent différemment dans chaque cas.

4.1 Lorsque Wakten est responsable du traitement

Nous décidons comment et pourquoi les données personnelles sont utilisées, et nous en sommes responsables, en ce qui concerne :

nos clients (cliniques et autres entreprises) et les personnes qui les dirigent ;
les comptes du personnel créés pour les employés et les praticiens de nos clients ;
les visiteurs de notre site web ; et
toute personne qui nous contacte, y compris les clients potentiels.

Les sections 5 à 15 de la présente politique décrivent ce traitement.

4.2 Lorsque Wakten est sous-traitant pour une clinique

Lorsqu'une clinique utilise Wakten pour gérer ses patients et ses rendez-vous, la clinique est le responsable du traitement des données personnelles de ses patients et Wakten agit en tant que sous-traitant. Nous ne traitons ces données que sur instruction documentée de la clinique, dans le cadre d'un accord de traitement des données conforme à l'article 28 du RGPD. Nous n'utilisons pas les données des patients à nos propres fins.

Si vous êtes un patient, la politique de confidentialité de la clinique explique comment elle utilise vos données, et c'est à la clinique que vous devez adresser vos demandes concernant vos données (par exemple pour les consulter ou les corriger). Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande à la clinique et l'aiderons à y répondre. La section 6 résume les données des patients que nous traitons pour le compte des cliniques.

5. Données personnelles que nous collectons en tant que responsable du traitement

Catégorie	Ce qu'elle comprend	Provenance
Données de compte	Nom et prénom, adresse e-mail, mot de passe (nous ne conservons qu'un hachage sécurisé, jamais le mot de passe lui-même), langue préférée, rôle et autorisations, le ou les sites de la clinique où vous travaillez	Vous, ou l'administrateur de votre clinique qui vous a invité
Données de connexion Google	Si vous choisissez de vous connecter avec Google : l'identifiant de votre compte Google, votre nom et votre adresse e-mail	Google
Données des praticiens	Pour les médecins et autres praticiens : horaires de travail, jours d'absence, les services proposés et les jours où ils le sont	Vous ou votre clinique
Données d'activité et d'audit	Enregistrements des actions effectuées dans l'application, comme les rendez-vous créés ou modifiés, les changements de rôles et d'autorisations, les accès aux notes cliniques, les tentatives de connexion échouées et les verrouillages de compte	Générées par l'application lorsque vous l'utilisez
Données commerciales et de facturation	Nom de l'entreprise, adresse et numéro de téléphone, personne de contact, informations de facturation et factures	Vous
Communications	E-mails, messages et demandes d'assistance que vous nous envoyez, et nos réponses	Vous
Données marketing	Nom, fonction, nom de l'entreprise et coordonnées des cliniques et des professionnels, et vos préférences en matière de marketing	Vous, des événements, des sources professionnelles publiques et des réseaux sociaux
Données techniques	Adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil et données des journaux du serveur	Collectées automatiquement lorsque vous utilisez l'application ou le site web

Nous ne demandons pas à nos clients ni à leur personnel de catégories particulières de données (comme des informations de santé) les concernant.

6. Données des patients que nous traitons pour les cliniques

En tant que sous-traitant (voir section 4.2), nous conservons et traitons les données suivantes pour le compte des cliniques qui utilisent Wakten :

Données d'identité et de contact : nom et prénom, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale et langue préférée ;
Données de rendez-vous : date et heure, praticien, service, prix, statut (par exemple réservé, annulé, honoré ou manqué) et le canal par lequel la réservation a été effectuée ;
Notes : notes ajoutées par le personnel de la clinique et, si la clinique utilise cette fonctionnalité, notes cliniques rédigées par les praticiens.

Comme les rendez-vous avec des professionnels de santé et les notes cliniques peuvent révéler des informations sur la santé d'une personne, certaines de ces données peuvent constituer des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD. Il appartient à la clinique de disposer d'une base juridique pour les traiter. Nous les protégeons par des garanties supplémentaires : les notes cliniques ne sont visibles que par le praticien qui les a rédigées, et chaque accès à celles-ci est enregistré.

Lorsqu'un patient réserve via une page de réservation, nous envoyons des e-mails pour le compte de la clinique afin de confirmer, modifier ou annuler le rendez-vous.

Nous n'utilisons jamais les données des patients pour notre propre marketing ou notre propre publicité.

7. Pourquoi nous utilisons vos données et sur quelle base juridique

Nous n'utilisons des données personnelles que lorsque le RGPD nous fournit une base juridique pour le faire.

Finalité	Données utilisées	Base juridique
Fournir le service Wakten : créer et gérer les comptes, vous connecter, faire fonctionner les fonctionnalités auxquelles votre clinique est abonnée	Données de compte, de connexion Google et des praticiens	Exécution de notre contrat avec notre client (art. 6, par. 1, point b). Pour le personnel qui n'est pas lui-même partie au contrat : notre intérêt légitime et celui de notre client à fournir le service auquel le client est abonné (art. 6, par. 1, point f)
Envoyer des e-mails de service, comme des invitations, des réinitialisations de mot de passe et des notifications de compte	Données de compte	Contrat (art. 6, par. 1, point b) et intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f)
Assurer la sécurité de la plateforme et des données qu'elle contient : protection des connexions, limitation du nombre de requêtes, verrouillage de compte, journaux d'audit, détection des abus	Données d'activité, d'audit et techniques	Intérêt légitime à protéger nos clients, leurs patients et notre plateforme (art. 6, par. 1, point f), et notre obligation légale d'assurer la sécurité des données (art. 6, par. 1, point c, et art. 32)
Assistance client	Communications, données de compte	Contrat (art. 6, par. 1, point b) et intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f)
Facturation, comptabilité et fiscalité	Données commerciales et de facturation	Contrat (art. 6, par. 1, point b) et obligation légale (art. 6, par. 1, point c)
Améliorer et développer Wakten à partir d'informations d'utilisation agrégées	Données d'activité et techniques	Intérêt légitime à améliorer notre service (art. 6, par. 1, point f)
Promouvoir Wakten auprès des cliniques et des professionnels de santé : newsletters, offres, actualités produit, invitations à des événements et messages sur les réseaux sociaux	Données marketing	Intérêt légitime à promouvoir notre activité auprès de contacts professionnels (art. 6, par. 1, point f), ou votre consentement lorsque la loi l'exige (art. 6, par. 1, point a). Vous pouvez vous y opposer à tout moment
Respecter les obligations légales et constater, exercer ou défendre des droits en justice	Toute donnée pertinente	Obligation légale (art. 6, par. 1, point c) et intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f)

Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, nous avons mis en balance cet intérêt avec vos droits et libertés. Vous pouvez nous demander plus d'informations sur cette mise en balance, et vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir section 12).

8. Avec qui nous partageons des données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec :

Des prestataires de services qui traitent des données pour notre compte, dans le cadre de contrats qui les obligent à les protéger et à ne les utiliser que selon nos instructions. Il s'agit notamment de prestataires d'hébergement et d'infrastructure, d'envoi d'e-mails, de services de connexion (comme Google, si vous choisissez de vous connecter avec Google), d'outils d'assistance client et de communication, ainsi que d'outils d'e-mailing marketing et de gestion de la relation client ;
D'autres utilisateurs du compte de votre clinique : le personnel de votre clinique ou de votre entreprise peut voir votre nom, votre rôle et vos informations professionnelles, dans la limite des autorisations définies par votre clinique ;
Des conseillers professionnels, comme des comptables, des auditeurs et des avocats ;
Des autorités, juridictions et régulateurs, lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits ;
Un acquéreur ou un investisseur, si Wakten est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs, sous réserve d'obligations de confidentialité.

Une liste à jour des prestataires de services (sous-traitants ultérieurs) qui traitent des données pour le compte de nos clients est publiée sur notre page Sous-traitants ultérieurs.

9. Où vos données sont conservées et transferts internationaux

Nous hébergeons l'application et la base de données Wakten dans l'Union européenne.

Certains de nos prestataires de services, ainsi que des membres de notre équipe qui accèdent à la plateforme à distance pour fournir une assistance et assurer la maintenance du service, peuvent se trouver en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen. Cela signifie que des données personnelles peuvent être consultées ou traitées dans d'autres pays, dont les lois sur la protection des données peuvent différer de celles du Royaume-Uni et de l'UE.

Lorsque des données personnelles sont transférées vers un pays qui n'est pas reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat (par la Commission européenne ou, pour le Royaume-Uni, par le gouvernement britannique), nous les protégeons par des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou par les autorités du Royaume-Uni, ou des mécanismes de certification reconnus. Vous pouvez nous demander plus d'informations sur ces garanties, ou une copie de celles-ci, en écrivant à contact@wakten.com.

10. Durée de conservation des données personnelles

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique. Pour déterminer cette durée, nous tenons compte de la finalité pour laquelle nous les conservons, de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données, du risque de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée, de la possibilité d'atteindre la finalité par d'autres moyens, et de nos obligations légales, comptables et déclaratives. En pratique :

Données	Durée
Données de compte	Tant que le compte est actif, puis pendant une période limitée après sa fermeture ou la fin de notre contrat avec votre clinique, afin de traiter d'éventuelles questions en suspens. Elles sont ensuite supprimées ou anonymisées
Données des patients traitées pour les cliniques	Selon les instructions de la clinique. À la fin du contrat, nous les restituons à la clinique ou les supprimons, comme prévu dans notre accord avec la clinique
Journaux d'activité et d'audit	Aussi longtemps que nécessaire pour assurer la sécurité de la plateforme, enquêter sur les incidents et montrer qui a consulté ou modifié des données. Les entrées d'audit concernant les patients d'une clinique sont supprimées avec les données de cette clinique
Journaux du serveur et de sécurité	Pendant une courte période, le temps nécessaire pour détecter des problèmes de sécurité et enquêter à leur sujet
Données marketing	Jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou vous y opposiez, ou jusqu'à ce que vous n'ayez plus interagi avec nous pendant une période prolongée
Cookies et stockage du navigateur	Comme indiqué à la section 14 et dans notre Politique en matière de cookies
Communications d'assistance	Le temps nécessaire pour traiter votre demande et son suivi, et pour conserver une trace du service fourni
Documents de facturation et comptables	6 ans après la fin de l'exercice auquel ils se rapportent, comme l'exige la loi du Royaume-Uni
Sauvegardes	Écrasées dans le cadre de notre cycle normal de sauvegarde

Nous pouvons conserver des données plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour résoudre un litige, constater ou défendre des droits en justice, ou respecter la loi.

11. Comment nous protégeons les données personnelles

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données, notamment :

le chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS), y compris entre notre application et notre base de données ;
des mots de passe conservés uniquement sous forme de hachages sécurisés, et des jetons de connexion de courte durée qui ne sont pas stockés dans le stockage local du navigateur ;
des autorisations fondées sur les rôles, afin que le personnel ne voie que ce que son rôle permet ;
la séparation des données de chaque clinique de celles des autres cliniques ;
des journaux d'audit des actions sensibles, y compris chaque accès aux notes cliniques ;
une protection contre les tentatives de deviner les mots de passe grâce à la limitation du nombre de requêtes et au verrouillage de compte ; et
un accès aux systèmes de production limité au personnel autorisé de Wakten, tenu à la confidentialité.

Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage de données sur internet n'est totalement sûre ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue. Si vous pensez que votre compte ou vos données ne sont plus en sécurité, contactez-nous immédiatement à contact@wakten.com.

12. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit :

d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
d'obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes ;
d'obtenir l'effacement de vos données dans certaines circonstances ;
d'obtenir la limitation de l'utilisation de vos données dans certaines circonstances ;
à la portabilité des données : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine, ou les faire transmettre à une autre organisation ;
de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime, et de vous opposer à tout moment à la prospection directe, y compris au profilage qui y est lié ;
de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur le consentement (par exemple pour le marketing, lorsque la loi l'exige), sans que cela n'affecte le traitement effectué auparavant ; et
de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui vous affecte de manière significative. Wakten ne prend pas de telles décisions.

Vous pouvez vous désabonner des e-mails marketing à l'aide du lien présent dans chaque e-mail.

Pour exercer vos autres droits, écrivez à contact@wakten.com (ou à notre représentant dans l'UE, si vous vous trouvez dans l'UE). Nous vous répondrons dans un délai d'un mois. Pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum, et nous vous en informerons. L'exercice de vos droits est gratuit. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à une demande.

Si votre demande concerne des données de patients que nous traitons pour une clinique, nous la transmettrons à cette clinique, car c'est elle le responsable du traitement (voir section 4.2).

13. Réclamations

Nous apprécierions d'avoir d'abord la possibilité de répondre à vos préoccupations : contactez-nous à contact@wakten.com. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données :

Royaume-Uni : l'Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk, téléphone 0303 123 1113.
Union européenne : l'autorité de contrôle du pays de l'UE où vous vivez, travaillez ou où la violation présumée a eu lieu. En Italie, il s'agit du Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) ; en France, de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, cnil.fr). La liste de toutes les autorités de l'UE est disponible sur edpb.europa.eu.

14. Cookies et technologies similaires

Nous n'utilisons que des cookies et des technologies similaires, comme le stockage du navigateur, qui sont strictement nécessaires au fonctionnement de notre site web et de notre application ou à la fourniture d'une fonctionnalité que vous demandez. Ils ne nécessitent pas votre consentement :

Nom	Finalité	Durée
refresh_token (cookie, application)	Maintient le personnel connecté de manière sécurisée à l'application	Jusqu'à 30 jours
NEXT_LOCALE (cookie, application)	Mémorise la langue que vous avez choisie, si vous la changez	Session uniquement : supprimé à la fermeture du navigateur
Cookies de connexion Google (application)	Cookies de sécurité temporaires utilisés lors de la connexion avec Google	Supprimés à la fin de la connexion
wakten-theme (stockage du navigateur, site web)	Mémorise si vous avez choisi le thème clair ou sombre, si vous le changez	Jusqu'à ce que vous effaciez le stockage de votre navigateur

Nous n'utilisons pas de cookies d'analyse ou publicitaires, et nos e-mails ne contiennent pas de pixels de suivi. Si nous décidions de les utiliser à l'avenir, nous mettrions à jour la présente politique et notre Politique en matière de cookies, et nous vous demanderions votre consentement avant de les utiliser.

15. Enfants

Wakten est un service destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux enfants. Les comptes du personnel Wakten sont réservés aux personnes âgées de 18 ans ou plus. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants à nos propres fins et, si nous apprenons que cela a été le cas, nous les supprimerons.

Les rendez-vous pour les enfants sont pris par un parent ou un tuteur auprès de la clinique, et la clinique est responsable de ces données en tant que responsable du traitement.

16. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » en haut de page indique quand elle a été modifiée pour la dernière fois. En cas de modifications importantes, nous en informerons nos clients et utilisateurs par e-mail ou dans l'application avant leur entrée en vigueur.

17. Nous contacter

WAKTEN LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, Royaume-Uni. E-mail : contact@wakten.com.

Représentant dans l'UE : Fatine Benhammou, Via Marzabotto 40, 20099 Sesto San Giovanni (MI), Italie, eu-rep@wakten.com.