Note legali

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026

1. Informazioni su questa informativa

Wakten è una piattaforma online di prenotazione e gestione dei pazienti per cliniche, medici, dentisti, centri benessere e altri professionisti della salute e della cura. La presente Informativa sulla privacy spiega come WAKTEN LTD ("Wakten", "noi", "ci", "nostro") raccoglie e utilizza i dati personali quando:

• visiti il nostro sito web, wakten.com;

• utilizzi l'app Wakten come titolare, amministratore o membro del personale di una clinica;

• prenoti un appuntamento tramite la pagina di prenotazione Wakten di una clinica;

• ricevi le nostre comunicazioni di marketing; oppure

• ci contatti via email o in altro modo.

Trattiamo i dati personali in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito ("UK GDPR"), al Data Protection Act 2018 del Regno Unito e, ove ci sia applicabile, al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (Regolamento (UE) 2016/679, "GDPR UE"). Nella presente informativa, "GDPR" indica quello dei due regolamenti che si applica a te.

2. Chi siamo e come contattarci

Non siamo tenuti a nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO). Per qualsiasi domanda sulla presente informativa o su come utilizziamo i tuoi dati personali, scrivi a contact@wakten.com.

3. Il nostro rappresentante nell'Unione europea

Wakten è stabilita nel Regno Unito. Poiché offriamo i nostri servizi a persone che si trovano nell'Unione europea, abbiamo designato un rappresentante nell'UE ai sensi dell'articolo 27 del GDPR UE. Se ti trovi nell'UE, tu o un'autorità di protezione dei dati dell'UE potete contattare il nostro rappresentante al posto nostro o in aggiunta a noi:

4. I nostri due ruoli: titolare e responsabile del trattamento

Wakten tratta i dati personali in due vesti diverse, e i tuoi diritti si esercitano in modo diverso in ciascuna di esse.

4.1 Quando Wakten è titolare del trattamento

Decidiamo come e perché vengono utilizzati i dati personali, e ne siamo responsabili, per quanto riguarda:

• i nostri clienti (cliniche e altre attività) e le persone che le gestiscono;

• gli account del personale creati per i dipendenti e i professionisti dei nostri clienti;

• i visitatori del nostro sito web; e

• chiunque ci contatti, compresi i potenziali clienti.

Le sezioni da 5 a 15 della presente informativa descrivono questo trattamento.

4.2 Quando Wakten è responsabile del trattamento per una clinica

Quando una clinica utilizza Wakten per gestire i propri pazienti e appuntamenti, la clinica è il titolare del trattamento dei dati personali dei suoi pazienti e Wakten agisce in qualità di responsabile del trattamento. Trattiamo tali dati solo su istruzione documentata della clinica, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati conforme all'articolo 28 del GDPR. Non utilizziamo i dati dei pazienti per finalità nostre.

Se sei un paziente, l'informativa sulla privacy della clinica spiega come la clinica utilizza i tuoi dati, ed è alla clinica che devi rivolgere le richieste relative ai tuoi dati (ad esempio per consultarli o correggerli). Se ci contatti, inoltreremo la tua richiesta alla clinica e la aiuteremo a rispondere. La sezione 6 riassume i dati dei pazienti che trattiamo per conto delle cliniche.

5. Dati personali che raccogliamo come titolare del trattamento

Non chiediamo ai nostri clienti o al loro personale categorie particolari di dati (come informazioni sulla salute) che li riguardino.

6. Dati dei pazienti che trattiamo per le cliniche

In qualità di responsabile del trattamento (vedi sezione 4.2), conserviamo e trattiamo per conto delle cliniche che utilizzano Wakten i seguenti dati:

• Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, data di nascita, numero di telefono, indirizzo email, indirizzo postale e lingua preferita;

• Dati degli appuntamenti: data e ora, professionista, servizio, prezzo, stato (ad esempio prenotato, annullato, presentato o non presentato) e il canale da cui proviene la prenotazione;

• Note: note aggiunte dal personale della clinica e, se la clinica utilizza questa funzione, note cliniche redatte dai professionisti.

Poiché gli appuntamenti con professionisti sanitari e le note cliniche possono rivelare informazioni sulla salute di una persona, alcuni di questi dati possono rientrare nelle categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. È la clinica a dover disporre di una base giuridica per il loro trattamento. Li proteggiamo con garanzie aggiuntive: le note cliniche sono visibili solo al professionista che le ha redatte, e ogni accesso a esse viene registrato.

Quando un paziente prenota tramite una pagina di prenotazione, inviamo email per conto della clinica per confermare, aggiornare o annullare l'appuntamento.

Non utilizziamo mai i dati dei pazienti per il nostro marketing o per la nostra pubblicità.

7. Perché utilizziamo i tuoi dati e su quale base giuridica

Utilizziamo i dati personali solo quando il GDPR ci fornisce una base giuridica per farlo.

Quando ci basiamo sul legittimo interesse, abbiamo bilanciato tale interesse con i tuoi diritti e le tue libertà. Puoi chiederci maggiori informazioni su questo bilanciamento e puoi opporti in qualsiasi momento (vedi sezione 12).

8. Con chi condividiamo i dati personali

Non vendiamo i dati personali. Li condividiamo solo con:

• Fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto, sulla base di contratti che impongono loro di proteggerli e di utilizzarli solo secondo le nostre istruzioni. Tra questi rientrano fornitori di hosting e infrastruttura, invio di email, servizi di accesso (come Google, se scegli di accedere con Google), strumenti di assistenza clienti e di comunicazione, e strumenti di email marketing e di gestione delle relazioni con i clienti;

• Altri utenti dell'account della tua clinica: il personale della tua clinica o attività può vedere il tuo nome, il tuo ruolo e le tue informazioni lavorative, nei limiti dei permessi impostati dalla clinica;

• Consulenti professionali, come commercialisti, revisori e avvocati;

• Autorità, tribunali e organismi di vigilanza, quando richiesto dalla legge o per tutelare i nostri diritti;

• Un acquirente o investitore, se Wakten è coinvolta in una fusione, un'acquisizione o una cessione di beni, nel rispetto di obblighi di riservatezza.

Un elenco aggiornato dei fornitori di servizi (sub-responsabili) che trattano dati per conto dei nostri clienti è pubblicato nella nostra pagina Sub-responsabili.

9. Dove sono conservati i tuoi dati e trasferimenti internazionali

Ospitiamo l'app e il database di Wakten nell'Unione europea.

Alcuni dei nostri fornitori di servizi, e alcuni membri del nostro team che accedono alla piattaforma da remoto per fornire assistenza e mantenere il servizio, possono trovarsi al di fuori del Regno Unito e dello Spazio economico europeo. Ciò significa che i dati personali possono essere consultati o trattati in altri paesi, le cui leggi sulla protezione dei dati possono essere diverse da quelle del Regno Unito e dell'UE.

Quando i dati personali vengono trasferiti verso un paese che non è riconosciuto come in grado di garantire un livello di protezione adeguato (dalla Commissione europea o, per il Regno Unito, dal governo britannico), li proteggiamo con garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea o dalle autorità del Regno Unito, oppure meccanismi di certificazione riconosciuti. Puoi chiederci maggiori informazioni su queste garanzie, o una loro copia, scrivendo a contact@wakten.com.

10. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità descritte nella presente informativa. Per stabilire questo periodo, consideriamo la finalità per cui li conserviamo, la quantità, la natura e la sensibilità dei dati, il rischio di danni derivanti da un uso o una divulgazione non autorizzati, la possibilità di raggiungere la finalità in altri modi e i nostri obblighi legali, contabili e di rendicontazione. In pratica:

Possiamo conservare i dati più a lungo se ne abbiamo bisogno per risolvere una controversia, accertare o difendere un diritto in sede giudiziaria o adempiere alla legge.

11. Come proteggiamo i dati personali

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate alla sensibilità dei dati, tra cui:

• cifratura dei dati in transito (HTTPS/TLS), anche tra la nostra applicazione e il nostro database;

• password conservate solo sotto forma di hash sicuri, e token di accesso di breve durata che non vengono salvati nella memoria locale del browser;

• permessi basati sui ruoli, in modo che il personale veda solo ciò che il proprio ruolo consente;

• separazione dei dati di ciascuna clinica da quelli delle altre cliniche;

• log di audit delle azioni sensibili, compreso ogni accesso alle note cliniche;

• protezione contro i tentativi di indovinare le password tramite limitazione della frequenza delle richieste e blocco dell'account; e

• accesso ai sistemi di produzione limitato al personale Wakten autorizzato e vincolato alla riservatezza.

Tuttavia, nessun metodo di trasmissione o conservazione dei dati su internet è completamente sicuro, quindi non possiamo garantire una sicurezza assoluta. Se ritieni che il tuo account o i tuoi dati non siano più al sicuro, contattaci immediatamente a contact@wakten.com.

12. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR hai il diritto di:

• accedere ai dati personali che conserviamo su di te e riceverne una copia;

• ottenere la rettifica dei dati inesatti o incompleti;

• ottenere la cancellazione dei tuoi dati in determinate circostanze;

• ottenere la limitazione del trattamento dei tuoi dati in determinate circostanze;

• alla portabilità dei dati: ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, o farli trasmettere a un'altra organizzazione;

• opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse, e opporti in qualsiasi momento al marketing diretto, compresa la profilazione a esso connessa;

• revocare il consenso in qualsiasi momento, quando ci basiamo sul consenso (ad esempio per il marketing, ove richiesto dalla legge), senza pregiudicare il trattamento effettuato in precedenza; e

• non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato che incida in modo significativo su di te. Wakten non prende decisioni di questo tipo.

Puoi annullare l'iscrizione alle email di marketing tramite il link presente in ogni email.

Per esercitare gli altri tuoi diritti, scrivi a contact@wakten.com (o al nostro rappresentante nell'UE, se ti trovi nell'UE). Risponderemo entro un mese. Per le richieste complesse questo termine può essere prorogato di ulteriori due mesi al massimo, e in tal caso te lo comunicheremo. L'esercizio dei tuoi diritti è gratuito. Potremmo chiederti di confermare la tua identità prima di dare seguito a una richiesta.

Se la tua richiesta riguarda dati dei pazienti che trattiamo per una clinica, la inoltreremo a quella clinica, poiché è la clinica il titolare del trattamento (vedi sezione 4.2).

13. Reclami

Ci farebbe piacere avere l'opportunità di rispondere prima noi alle tue preoccupazioni: contattaci a contact@wakten.com. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati:

• Regno Unito: l'Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk, telefono 0303 123 1113.

• Unione europea: l'autorità di controllo del paese dell'UE in cui vivi, lavori o in cui si è verificata la presunta violazione. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it); in Francia è la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, cnil.fr). L'elenco di tutte le autorità dell'UE è disponibile su edpb.europa.eu.

14. Cookie e tecnologie simili

Utilizziamo solo cookie e tecnologie simili, come la memoria del browser, strettamente necessari al funzionamento del nostro sito web e della nostra app o a fornire una funzione da te richiesta. Questi non richiedono il tuo consenso:

Non utilizziamo cookie analitici o pubblicitari, e le nostre email non contengono pixel di tracciamento. Se in futuro decidessimo di utilizzarli, aggiorneremo la presente informativa e la nostra Cookie Policy e ti chiederemo il consenso prima di utilizzarli.

15. Minori

Wakten è un servizio per le aziende e non è rivolto ai minori. Gli account del personale Wakten sono riservati a persone di almeno 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori per finalità nostre e, se dovessimo accorgerci di averlo fatto, li cancelleremo.

Gli appuntamenti per i minori sono prenotati da un genitore o tutore tramite la clinica, e la clinica è responsabile di tali dati in qualità di titolare del trattamento.

16. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente informativa. La data di "Ultimo aggiornamento" in alto indica quando è stata modificata l'ultima volta. In caso di modifiche significative, lo comunicheremo ai nostri clienti e utenti via email o nell'app prima che le modifiche entrino in vigore.

17. Contattaci

WAKTEN LTD, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, Regno Unito. Email: contact@wakten.com.

Rappresentante nell'UE: Fatine Benhammou, Via Marzabotto 40, 20099 Sesto San Giovanni (MI), Italia, eu-rep@wakten.com.